uu.seUppsala University Publications
Change search
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • ieee
  • modern-language-association
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf
Särredovisning av kostnader i kommunal verksamhet: Rapport från sju kommuner med erfarenhet av att rapportera om kostnader för olika kalkylobjekt
Uppsala University, Disciplinary Domain of Humanities and Social Sciences, Faculty of Social Sciences, Department of Business Studies. (redovisning)
2017 (Swedish)Report (Other academic)
Abstract [sv]

Den här rapporten handlar om särredovisning av kostnader i sju svenska kommuner. En rad olika aktörer kan vara intresserade av en verksamhets kostnader, bland annat Konkurrensverket för att avgöra om en organisation gör sig skyldig till över- eller underprissättning. Även myndigheter som SCB, kommunpolitiker och tjänstemän samt media ställer frågor om kostnaden för specifika kalkylobjekt (till exempel processer, brukarkategorier eller produkter). Ofta gäller det något som inte följs upp rutinmässigt. Hur besvaras sådana frågor?

Vi har undersökt detta genom en explorativ studie i sju svenska kommuner. Fokus i rapporten ligger på kostnadssammanställningar som görs i tillägg till bokföringens löpande uppföljning. Sådan särredovisning kan både göras ad hoc (för att besvara en unik fråga) och löpande.

Studiens syfte är att beskriva hur sju svenska kommuner med stor erfarenhet av uppföljning och analys, hanterar frågor om kostnader för kalkylobjekt som inte redan är föremål för löpande särredovisning samt identifiera resurser och kompetenser som krävs för att lyckas med detta. Vi avgränsar oss alltså till ett antal ”goda exempel”, snarare än att ge en representativ bild av särredovisning i svenska kommuner. Vi fokuserar produktionen av kostnadsinformationen och analyserar inte konsekvenserna av att använda den.

Kostnader särredovisas av olika anledningar. För att öka förståelsen av detta beskrivs tre situationer då kostnader för specifika kalkylobjekt efterfrågas: frågor internt från politiker och tjänstemän, frågor externt från myndigheter och andra granskande aktörer samt frågor från medborgare eller massmedia. Dessutom beskriver vi fem viktiga vägval som påverkar vilken precision som kan uppnås i särredovisningen. Dessa är hämtade från en tidigare rapport för Konkurrensverket (Olve och Petri, 2014), och handlar om hur kalkylobjekt definieras, hur data samlas in, vilket urval av kostnader som görs och hur samkostnader fördelas, samt hur kostnadsinformationen används.

Resultaten visar att kommunerna kan göra avancerade kostnadskalkyler, men att sådana analyser är förknippade med resursanvändning bland såväl ekonomer som verksamhetspersonal. Om kostnadsinformationen inte är till nytta internt, kan det vara svårt att mobilisera intresse för att upprätta kalkylerna (i konkurrens med annan uppföljning som också efterfrågas). För kalkylobjekt som motsvarar konton i bokföringen, organisatoriska enheter eller leverantörer, kan fackekonomerna själva ta fram kostnadsinformation med hög precision. Men för mer verksamhetsnära kalkylobjekt (som produkter, processer och brukare) krävs ofta engagemang även från experter i verksamheten. Kostnadsinformationen som används internt ligger ofta till grund för styrningen och fokuserar därför ”påverkbara” kostnader snarare än full självkostnad. Utvecklingen mot större inslag av marknadslogik (så kallad New Public Management/NPM) har också påverkat uppföljningen. Gradvis har politikens och beställarnas fokus flyttats från kostnader i verksamheten, till det pris som betalas för den upphandlade verksamheten – oavsett om den levereras av en extern leverantör eller av den interna utförarorganisationen.

Abstract [en]

This report is about cost accounting in seven Swedish local municipalities; more specifically, how they trace costs for specific objects or purposes that are not reported in their ordinary financial reports. Such estimates may be requested by various actors, among them the Swedish Competition Authority to investigate suspected over- or underpricing. Also Statistics Sweden, local politicians and civil servants as well as the media sometimes ask about the cost of specific objects (such as processes, user categories or products). Often these are not available immediately through accounting systems. How are such questions answered?

We investigated this through an exploratory study in seven Swedish municipalities. The focus of the report is on cost estimates that are supplementary to ordinary accounting reports. Such specific tracing of costs can be done both ad hoc (to answer a one-off question) and as an ongoing, local and temporary practice.

The purpose of the study is to describe how seven Swedish municipalities that are highly experienced in monitoring and analysing costs handle questions about costs for objects which are not already the subject to permanent accounting of their costs, and to identify resources and competencies needed to succeed in answering such questions. We have thus limited our study to some examples of “good practice”, rather than providing a representative account of costing in Swedish local municipalities. We focus on how cost information is produced, and do not analyse consequences from using it.

Costs may be traced to specific objects for a variety of reasons. To increase understanding of this we describe three situations where costs for specific objects may be requested: questions from politicians and civil servants in the community itself; questions from public authorities and monitoring organs, and questions from citizens and mass media. We also describe five important choices influencing the precision in cost tracing. These come from our earlier report to the Swedish Competition Authority (Olve and Petri, 2014) and concern how cost objects are defined, how data is captured, which costs to include and how common costs are allocated, and how cost information is used.

Our results show that municipalities are able to make advanced cost calculations, but that such analyses consume resources both among controllers and employees with relevant knowledge about the activities involved. If cost information is not useful for internal purposes, it may be difficult to mobilize interest to perform this work (in competition with other studies requested). For cost objects that correspond to line items in accounting, organisation units or specific suppliers, controllers will be able themselves to produce cost information with good precision. But for objects whose cost has to be traced through direct contact with organisation activities (such as the cost of specific products, processes and clients), experts in the concerned part of the organisation often have to be consulted. Cost information that is used internally often forms the basis for control according to “responsibility accounting” ideas, i.e. excluding overhead costs in other departments. Increasing use of internal markets (influenced by so-called New Public Management/NPM) have meant that the focus of politicians and higher-level management has moved from costs to the price paid for contracted deliverables – either these are produced by an external or by an in-house provider.

Place, publisher, year, edition, pages
Stockholm: Konkurrensverket , 2017. , p. 76
Series
UPPDRAGSFORSKNINGSRAPPORT, ISSN 1652-8089 ; 2017:3
Keywords [sv]
Kostnader, kalkyler, kommuner, beslut, redovisning
National Category
Economics and Business
Research subject
Business Studies
Identifiers
URN: urn:nbn:se:uu:diva-337622OAI: oai:DiVA.org:uu-337622DiVA, id: diva2:1170354
Available from: 2018-01-03 Created: 2018-01-03 Last updated: 2018-01-03

Open Access in DiVA

No full text in DiVA

Other links

http://www.konkurrensverket.se/globalassets/publikationer/uppdragsforskning/sarredovisning_2017-3.pdf

Search in DiVA

By author/editor
Olve, Nils-Göran
By organisation
Department of Business Studies
Economics and Business

Search outside of DiVA

GoogleGoogle Scholar

urn-nbn

Altmetric score

urn-nbn
Total: 2 hits
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • ieee
  • modern-language-association
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf