Logo: to the web site of Uppsala University

The purpose of this study is to investigate and analyze how organizations manage knowledge transfer when employees terminate their employment. In research, the process of how an organization handles an employee's departure is referred to as offboarding. In this thesis, the term is used to describe the period from when an employee submits their resignation to their final working day. The thesis aims to shed light on the methods and strategies organizations employ to transfer and retain the knowledge possessed by employees. Through a knowledge transfer perspective, the study explores various aspects of offboarding. The objective is to comprehend the value of knowledge when employees leave their positions and how organizations maintain and utilize competence and experience. The thesis also examines the conditions deemed valuable for optimizing knowledge transfer. The study adopts a qualitative methodological approach based on nine semi-structured interviews with respondents holding various forms of personnel responsibilities. Interviews were conducted in three industries: social work, hospitality, and IT. Following transcription and thematic analysis, three themes emerged in the results: the difference between knowledge transfer and handover, the importance of non-transferable knowledge, appreciation as the foundation for successful knowledge transfer. To deepen the interpretation, the thesis employed Nonaka and Takeuchi's (1995) SECI model.The study indicates that the perception of knowledge and knowledge transfer differs among industries. IT primarily highlighted the value of explicit knowledge in offboarding. Through documentation and handover, vital information can be shared. Social work and hospitality, too, emphasized the value of explicit knowledge. However, the results illustrate how implicit knowledge, coupled with collective memory, is considered to have a more significant impact. The findings suggest that there are more aspects to consider and include in offboarding beyond merely transferring explicit knowledge. This approach could provide organizations insights into how to better preserve and transfer the collective skills and culture possessed by departing employees.

Syftet med denna studie är att undersöka och analysera hur organisationer arbetar med kunskapsöverföring när anställda avslutar sin anställning. Inom forskning kallas processen för hur en organisation hanterar en medarbetares avslut för offboarding. I uppsatsen används begreppet för att beskriva den tid efter att en medarbetare lämnat in sin uppsägning till dess att hen arbetat sin sista dag. Uppsatsen ämnar belysa de metoder och strategier som organisationer använder för att överföra och behålla kunskap som medarbetare besitter. Genom ett perspektiv inriktat på kunskapsöverföring, undersöker studien olika aspekter av offboarding. Målet är att förstå värdet av kunskap när anställda lämnar sina positioner samt hur organisationer bibehåller och utnyttjar kompetens och erfarenhet. Uppsatsen undersöker även vilka förutsättningar som ses som värdefulla för att optimera kunskapsöverföring. Studien har valt en kvalitativ metodansats baserad på nio semistrukturerade intervjuer med respondenter som innehar olika former av personalansvar. Intervjuer har utförts inom tre branscher: socialt arbete, hotell och restaurang samt IT. Efter transkribering och en tematisk analys har tre teman framtagits i resultatet: skillnaden på kunskapsöverföring och överlämning, den viktiga och icke-överförbara kunskapen, uppskattning som grunden för en lyckad kunskapsöverföring. För att fördjupa tolkningen har uppsatsen använt sig av Nonaka och Takeuchis (1995) SECI-modell. Studien indikerar att synen på kunskap såväl som kunskapsöverföring skiljer sig åt branscherna emellan. IT valde främst att belysa värdet av explicit kunskap i offboarding. Genom dokumentation och överlämning kan delar av viktig information delas. Socialt arbete och hotell och restaurang tog även de upp värdet av explicit kunskap. Resultatet påvisar dock hur den implicita kunskapen tillsammans med det kollektiva minnet anses ha en mer betydande inverkan. Resultatet tyder på att det finns mer att överväga och inkludera i offboarding än bara att överföra den explicita kunskapen. På så sätt kan organisationer ges insikter om hur arbetsplatsen bättre kan bevara och överföra den samlade kompetensen och kulturen som en avgående arbetstagare besitter.